人事部業務でのb-ridge活用

表計算利用の限界

 社内業務で表計算を活用されている企業は多いかと思います。例えば人事部門であれば、「目標管理シート」や「キャリアプランシート」、「研修受講アンケート」などを表計算で作成し、社員へ配布後、一定期間内に回収するといった使い方です。VBの知識があれば、回収したファイルをひとまとめにして自動集計を行ったり、必要な項目だけを抜き出して一覧表を生成するなど、マクロを使って業務の効率化を図っていることでしょう。

 しかし、本当に業務は効率良く進んでいますでしょうか。東洋ビジネスエンジニアリング(以下、B-EN-G)も「キャリアプラン制度」※で表計算を活用していたのですが、いくつか課題がありました。b-ridge導入前の表計算によるワークフローとともに少し振り返ってみたいと思います。
※B-EN-Gの人事制度で、社員各人が自分のスキルや経験から数年後にどのようなキャリアを目指すかを考え、上司との面談で会社の方向性や本人の適性を踏まえてキャリアプランを検討する制度。キャリアプランシートは社員それぞれが自分の希望するキャリアを表計算に記入したもの。


【b-ridge導入前のワークフロー(表計算)】

b-ridge導入前のワークフロー(表計算)

 このワークフローにおいて一番の悩みどころは 「進捗が見えず、シートの回収がはかどらない」 ということでした。多忙を極める社員にとって、このような社内業務は優先度が低くなりがちです。人事部は全社員宛にメールで対応を促しますが、あまり効果は見られず、全社員のシートが揃うまでには、かなりの期間を要していました。

 もう一つは 「事務処理が思いのほか非効率だった」 という点です。シートは毎年改良を加えていましたが、前年度のシートを使用して提出してくる社員がいました。前年度のシートを手元に残しておき、翌年も流用してしまうというパターンです。また、これは配布する側のミスではありますが、シート保護の設定を忘れたために勝手に体裁が変えられてしまったこともありました。こうなるとマクロはお手上げですね。マクロ実行中にエラーが発生、手作業での修正が必要になります。

 入力必須の項目が空欄のままだったり、社員番号が誤って入力されていることもありました。表計算は自由度が高い反面、しっかりと作り込んでから配布しないと想定外の使い方をされてしまいます。結果、部長や社員へ個別に問い合わせをする羽目になったり、目視によるデータチェックも余儀なくされました。

 社員数の増加に伴い、ファイル管理も煩雑になっていきます。誤ってファイルを上書き保存してしまったり、ファイルがあちこちに分散し、どれが最新だったかと混乱してしまうこともありました。人事異動の発令があるたびに、異動先の部長へシートを送付するといった非効率な作業も行っていました。

 他にも、「毎回新しいシートにゼロから入力するのは面倒だ」という社員の声や、「回収後のシートがあまり活用されていないのでは」という懸念もありました。

キャリアプラン制度における表計算ワークフローの課題

b-ridgeで実現できたこと

 このような表計算ワークフローの課題を解決したのがb-ridgeでした。b-ridgeの導入により、ワークフローが非常にシンプルになり(下図参照)、今までの課題を解決する以上の導入効果が出始めています。

キャリアプラン制度のワークフロー簡素化( 表計算→ b-ridge )

【b-ridge導入後のワークフロー】

b-ridge導入後のワークフロー

 今回のb-ridge化による一番の恩恵は「リアルタイムな情報共有」と思います。「誰がどこまで完了しているか」が一目瞭然となり、進捗の遅い部署や社員を重点的にフォローすることが可能になりました。やはり個別のフォローは反応も良く、シートの入力率の早期改善にもつながっています。

 この恩恵を受け、他の業務パッケージで管理していた人材情報(職務経歴、保有資格、研修受講履歴)もb-ridgeで管理をスタートさせました。これらの人材情報は閲覧・編集権限を付与された社員間で共有し、自由に活用しています。 今後、b-ridgeはキャリアプラン制度の運用に留まらず、タレントマネジメントシステムのような使い方も可能になっていくのではないかと考えています。

 「作業効率」も向上しました。b-ridgeへのログインはパスワード不要のActive Directory 認証です。氏名や部署名はマスタから引っ張ってくるため、入力ミスも起こりません。各種制御により、データの整合性も高まりました。

 データの使い勝手も非常に良くなった印象です。サーバーに格納したデータはいつでも再利用(コピー&ペースト)ができますし、CSV形式でデータを落とし表計算で加工する使い方も可能です(その逆も可)。また、資格保有者の人数集計程度であれば、表計算を使うことなくb-ridgeでリアルタイムに集計できます。ちょっとしたことですが、事務担当者としては嬉しい機能です。

 部長は煩雑なファイル管理から解放されました。部員全員の表計算シートを自身のパソコンで管理する必要はありません。必要なときにb-ridgeにアクセスすれば、最新の人材情報を入手できます。

キャリアプラン制度におけるb-ridge導入後の効果

b-ridgeの優位性

 b-ridgeは「リアルタイムな情報共有」というアドバンテージをもった表計算ライクなツールです。表計算では煩雑になりがちなワークフローを、シンプルに実現することができます。今回は人事部の社内業務への適用でしたが、部門や業務を問わない仕様ですので、ユーザーの工夫次第で様々な社内業務の効率化が図れるでしょう。活用場面も多岐にわたるのではないでしょうか。

 また、ガチガチな業務パッケージとは異なり、リリース後であってもデータ構造を柔軟に修正できるという利点があります。例えばシートや項目の追加、名称の変更程度であれば、b-ridge稼動中であっても運用担当者が自由に設定し、即座に反映させることが可能です。従来の業務パッケージであれば、開発者に作業を依頼し、一定期間システムを停止して変更を反映するのではないでしょうか。この点は業務パッケージに対する大きなアドバンテージだと考えます。b-ridgeは業務フローの変化にも対応できる柔軟性の高いツールとも言えるでしょう。


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