前回はSaaS概要とメリット・デメリットについてまとめていきました。続いてSaaS導入 ・運用の流れと気を付ける点についてまとめていきたいと思います。SaaS導入の流れをあらかじめ押さえておくことで、コストを抑えながら素早く導入することができるようになります。実際に導入までの流れは次のようになっています。
導入までの流れ
1. 事前準備(1～2カ月)
企画・要件の整理と運用担当者を決めます。SaaSアプリケーションはパッケージ製品と比べてプログラミングによる機能拡張が制限されていることが多いです。そのため、現状の業務における課題と実現したいことを整理し、製品の比較ができるようにしておくことが重要です。業務要件の評価表を作成しておくことで、製品のどこを重点的に比較するかの指標になります。
2. ベンダーと打ち合わせ
SaaSベンダーに問い合わせ、まとめた要件をヒアリングしてもらいながら提案に向けて情報共有します。
その際、多くの企業では社内のシステムに対する運用やセキュリティ基準などが整備されているので、SaaSベンダーのSLAからサービスが基準を満たしているか確認します。
3. 提案内容の確認
提案内容を確認しながら提示した要件が満たされているかや初期費用・ランニングコストが想定している予算に収まっているか確認します。この段階でトライアルするSaaSベンダーを絞り込み、テスト運用に向けたスケジュールを決めます。
4. トライアル(2週間～1カ月)
実際の運用を想定しながらトライアルを開始します。導入候補の製品を利用するユーザに触ってもらい、業務要件の実現度や操作性について評価してもらいます。
5. ご契約と運用開始
トライアル後、利用するベンダーを決定して契約を結びます。
その後は、導入スケジュールを立て、ベンダーと共にユーザ教育や利用部門への説明会などを準備しながら・利用開始へ続いていきます。
ここまででSaaS導入のおおまかな流れを確認しました。
次にSaaSを選定する際の気を付ける点についてまとめていきます。
気を付ける点
稼働環境
SaaSはWebから提供されることが多いので、社内から外部のネットワークに接続する必要があります。ネットワークを制限している場合があるため、接続できるか確認し、できない場合はIT担当者に確認しましょう。また、社内で利用しているPCの標準ブラウザやOSが導入を検討しているSaaSのサポート対象か事前に確認しておきましょう。
課金体系
課金体系がユーザ課金か従量課金かをあらかじめ確認しておき、運用後の費用についてシミュレーションしておきましょう。特に従量課金は業務要件によってデータ容量が多くなってしまうことがあるため、運用後に費用が想定よりも増えてしまう可能性があります。
システムメンテナンス(サービス停止)タイミング
システムメンテナンスや新機能リリースのタイミングがベンダー都合で実施されることがあります。多くは利用者が少ない夜間や休日に実施されますが、業務に影響が出ないかスケジュールを確認しておきましょう。
WebAPIを利用したシステム連携
外部システムと連携するためのWebAPIの有無について確認しておきましょう。このWebAPIを利用することでアプリケーション同士を繋ぎ、企業内のデジタル化を推進することができます。
今回はSaaS導入・運用の流れと気を付ける点についてまとめていきました。
第３回は、SaaSのWebAPIによる連携についてまとめていきたいと思います。
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