製造業では、ものづくりの業務効率を高めるために日々改善に取り組まれています。しかし、紙やFax、メール、Excelなどに依存した情報共有方法が効率的な業務の阻害要因となっているケースが見られます。
今回は、主に製造業の部門間情報共有についてよくある課題を挙げ、それを解消する方法を紹介します。
関連する業務改善お役立ち情報はこちら
ものづくりを停滞させる情報共有に関する課題
昨今では、製造業においてもデジタル化や自動化というキーワードに注目し、自社の事業戦略に取り入れる企業が増えています。この背景には、ものづくりの業務にはまだ非効率な場面が多く残っているという現状があります。
典型的な業務例は、紙やFax、メールで受け取った情報を、自社のシステムに手入力で転記するという業務です。手間はもちろん、入力のミスや漏れが発生する可能性があります。もっとも、Excelなどでデータ化している情報も多くありますが、Excelではデータの一元管理が難しくなります。似たようなファイルが複数存在して情報がバラバラに存在している、似たようなフォーマットの帳票がある、どれが最新ファイルか分からない、共有するべきファイルが個人で管理されているという状態も起こりがちです。
このように、業務やデータの管理があやふやな状態では業務属人化のリスクが高まります。例えば、書類の作成・管理が特定の担当者に依存し、業務プロセスの進捗状況は担当者しか把握できない、といったケースが生じます。こうした状態では、担当者の変更や組織の変更への柔軟な対応が困難になります。
システム化の難しさと近年脚光を浴びる新たな解決策
自社の非効率な業務に対してシステム化を検討する企業も多いでしょう。しかし、それは簡単ではありません。システム開発には専門的な技術が必要であり、相応の時間とコストが必要です。
適正な時間とコストでシステムを構築する有力な手段の１つに「パッケージソフト」の利用があります。しかし、システム化の対象範囲や自社の業務にぴったりと適合する機能を提供している製品がないなど、導入しても思ったほど効率化が見込めなかったり、必要以上のカスタマイズを行った結果、膨大な時間とコストがかかったりするケースもあります。結局、このような事情から、システム化したものの「Excelやメールベースの情報管理で頑張って乗り切る」といった手段に帰着しやすいのです。
しかし、近年では業務部門の業務をより手軽にシステム化できる新たな方法に注目が集まっています。それが「業務システム構築ツール」です。同ツールには、業務システムでよく使われる機能のパーツが用意されており、それを画面上で組み合わせることで、自社オリジナルの業務システムを開発できるようにしたものです。プログラムのコーディングを必要としないことから「ノーコード開発」とも呼ばれています。
こうしたツールは以前から存在していましたが、業務部門の担当者だけでシステム化を進められるとして、ここ数年でさまざまな業種の企業で導入が進んでおり、製造業でも活用例が増加しています。
業務効率化の選択肢と業務システム構築ツールの特徴
ITを用いて業務効率化を図る手段として、「メールとExcel」や「パッケージソフト」のほか、前述した「業務システム構築ツール」があり、これらの特徴を簡単に整理すると次のようになります。
業務効率化を図る手段の選択肢メールやExcelは、確かに紙ベースの業務を簡単にデジタル化する手軽な方法です。しかし、Excelの場合は高い自由度ゆえに、人によってやり方や記入方法が異なり統制が取れなくなったり、メールの場合は進捗や履歴を追いにくくなったりなど、関わる人数が増えて業務が大規模化した際に利便性の限界が生じます。情報やプロセスを一元化して統制・セキュリティを確保するための仕組みを備えることは困難です。
そこで必要となるのがシステム化です。パッケージソフトを用いた開発と比較し、業務システム構築ツールの場合は、利用開始後の設定変更についても業務部門の担当者自身で開発・変更できるものが多く、開発者に現場のニーズを説明して理解してもらう時間が短縮され、比較的容易かつスピード感を持って行うことができるのが特徴です。さらに業務システム構築ツールの中には、IT部門やシステム開発事業者の手を借りずに業務部門の担当者自身で開発・変更できるものもあります。
実際、業務システム構築ツールにて次のようなシステムを構築し、情報共有の課題を解消した企業もあります。
サプライヤーや委託先、自社の受給計画部門、生産管理部門、資材や物流を管理する部門の間で生産における調整を効率的に行えるシステム
複数のサプライヤーに注文書を発行し、納期回答を入手。加えて同システム上から自社の別システムに自動で登録するシステム
製品企画、開発スケジュール、製品仕様、評価仕様、評価結果、生産図面、生産仕様書まで、製品開発に必要な一連のドキュメントを一元管理するシステム など
業務システム構築ツールを用いた構築は注目度が高まっていますが、もちろん魔法のつえではありません。活用の仕方によってその成果の度合いは大きく変わってきます。次回以降は、業務システム構築ツールの選定や利用の注意点などについて、ご紹介していきたいと思います。
Share
Tweet
Share
