製造業では、ものづくりの業務効率を高めるために日々改善に取り組まれています。しかし、紙やFax、メール、Excelなどに依存した情報共有方法が効率的な業務の阻害要因となっているケースが見られます。
今回は、主に製造業の部門間情報共有についてよくある課題を挙げ、それを解消する方法を紹介します。
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昨今では、製造業においてもデジタル化や自動化というキーワードに注目し、自社の事業戦略に取り入れる企業が増えています。この背景には、ものづくりの業務にはまだ非効率な場面が多く残っているという現状があります。
典型的な業務例は、紙やFax、メールで受け取った情報を、自社のシステムに手入力で転記するという業務です。手間はもちろん、入力のミスや漏れが発生する可能性があります。もっとも、Excelなどでデータ化している情報も多くありますが、Excelではデータの一元管理が難しくなります。似たようなファイルが複数存在して情報がバラバラに存在している、似たようなフォーマットの帳票がある、どれが最新ファイルか分からない、共有するべきファイルが個人で管理されているという状態も起こりがちです。
このように、業務やデータの管理があやふやな状態では業務属人化のリスクが高まります。例えば、書類の作成・管理が特定の担当者に依存し、業務プロセスの進捗状況は担当者しか把握できない、といったケースが生じます。こうした状態では、担当者の変更や組織の変更への柔軟な対応が困難になります。
自社の非効率な業務に対してシステム化を検討する企業も多いでしょう。しかし、それは簡単ではありません。システム開発には専門的な技術が必要であり、相応の時間とコストが必要です。
適正な時間とコストでシステムを構築する有力な手段の1つに「パッケージソフト」の利用があります。しかし、システム化の対象範囲や自社の業務にぴったりと適合する機能を提供している製品がないなど、導入しても思ったほど効率化が見込めなかったり、必要以上のカスタマイズを行った結果、膨大な時間とコストがかかったりするケースもあります。結局、このような事情から、システム化したものの「Excelやメールベースの情報管理で頑張って乗り切る」といった手段に帰着しやすいのです。
しかし、近年では業務部門の業務をより手軽にシステム化できる新たな方法に注目が集まっています。それが「業務システム構築ツール」です。同ツールには、業務システムでよく使われる機能のパーツが用意されており、それを画面上で組み合わせることで、自社オリジナルの業務システムを開発できるようにしたものです。プログラムのコーディングを必要としないことから「ノーコード開発」とも呼ばれています。
こうしたツールは以前から存在していましたが、業務部門の担当者だけでシステム化を進められるとして、ここ数年でさまざまな業種の企業で導入が進んでおり、製造業でも活用例が増加しています。
ITを用いて業務効率化を図る手段として、「メールとExcel」や「パッケージソフト」のほか、前述した「業務システム構築ツール」があり、これらの特徴を簡単に整理すると次のようになります。